Privacyverklaring Sovon Vogelonderzoek Nederland

1. Algemeen

1.1. Sovon is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van Waarnemers, Bezoekers en Wederpartijen. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze verwerking gebeurt en voor welke doelen deze gegevens worden verwerkt.

1.2. Door de Websites en/of Apps van Sovon te gebruiken, al dan niet door het aanmaken van een persoonlijk account of een overeenkomst te sluiten met Sovon, gaat een Waarnemer, Bezoeker en/of Wederpartij akkoord met deze Privacyverklaring. Indien Waarnemer, Bezoeker en/of Wederpartij niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel geen overeenkomst aan te gaan met Sovon, en dit te melden aan Sovon.

2. Definities

In deze privacyverklaring hebben de navolgende begrippen de volgende betekenis:

App: alle webapplicaties van Sovon, Avimap inbegrepen.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Bezoeker: iedere bezoeker van de Website en/of gebruiker van een App.
Deelnemer: persoon die deel neemt aan een door Sovon georganiseerd digitaal overleg of een digitale bijeenkomst.
Derde: andere partijen dan 1) Sovon, 2) de Waarnemer, Bezoeker of Wederpartij in kwestie en - eventueel - 3) de Verwerker.
Ledenraad: het hoogste bestuursorgaan van de Vereniging Sovon.
Locatiegegevens: locatiespecifieke gegevens, anders dan resultaten van vogeltellingen (zie daarvoor artikel 3.3.1), zoals looproutes die gekoppeld kunnen worden aan een specifiek persoon.
Sovon: de verantwoordelijke voor de Website en de bijbehorende webapplicaties is vereniging Sovon Vogelonderzoek Nederland, gevestigd te Nijmegen en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40534547. Sovon is verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de AVG.
Verwerker: een instantie die diensten uitvoert voor Sovon, zoals verzending van drukwerk en IT-onderhoudswerkzaamheden.
Website: de website van Sovon, www.sovon.nl, en overige websites waarvoor Sovon (mede)verantwoordelijk is.
Waarnemer: degene die via de Website en/of App geregistreerd is als Waarnemer. Een waarnemer heeft een persoonlijk account en logt in met een unieke combinatie van Waarnemerscode en wachtwoord.
Waarnemerscode: unieke code van zes tekens bijvoorbeeld ABCD01.
Wederpartij: de partij met wie Sovon een overeenkomst sluit, waaronder afnemers, cursisten en leden van de vereniging.

3. Verwerking van persoonsgegevens

3.1. Sovon verzamelt persoonsgegevens van Bezoekers, Waarnemers en Wederpartijen die via de Website en/of App persoonsgegevens verstrekken aan Sovon. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld als volgt plaats:

3.1.1. Om deel te nemen aan vogeltellingen, (tel)gegevens in te voeren en ter beschikking te stellen via de Website en/of App en hierbij door Sovon ondersteund te worden, dient een persoonlijk account aangemaakt te worden, waarvoor een Waarnemer:

diens volledige naam, adres, e-mailadres en wachtwoord moet verstrekken.
eventueel het geboortejaar, geslacht en telefoonnummer en/of informatie over specifieke voor de doeleinden van Sovon relevante vaardigheden kan verstrekken. De Waarnemer bepaalt dat zelf; dit is niet verplicht.

3.1.2 Van de Waarnemer worden Locatiegegevens zoals de looproute tijdens een veldbezoek geregistreerd bij gebruik van de mobiele invoer, mits deze daar bij het gebruik van de app toestemming voor heeft gegeven. De Waarnemer kan in de app weigeren om toestemming te verlenen voor het verzamelen van locatiegegevens.

3.1.3. Voor een verzoek om informatie, het geven van feedback en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief een cursus of het laten verzorgen van een lezing verwerkt Sovon de daarvoor door de Bezoeker verstrekte contactgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres).

3.1.4. Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’).

3.1.5. Om als Wederpartij een bestelling van goederen of diensten van Sovon te plaatsen dan wel een lidmaatschap aan te vragen, verwerkt Sovon de hiervoor benodigde contact- en adresgegevens en financiële gegevens van de betreffende Wederpartij.

3.2. De verstrekte persoonsgegevens worden door Sovon uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze persoonsgegevens zijn verzameld, alsmede intern onderzoek naar de ontwikkeling van het waarnemersnetwerk van Sovon.

3.3. Sovon kan de persoonsgegevens gebruiken om Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van Sovon. Indien de Bezoeker, Waarnemer en/of Wederpartij hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via privacymedewerker@sovon.nl of het contactformulier.

3.4. Indien Sovon een digitaal overleg of een digitale bijeenkomst organiseert zal dit overleg of delen daarvan uitsluitend worden opnemen indien dit vooraf gemeld is en Deelnemers daarmee akkoord gaan. De opname zal door Sovon uitsluitend benut worden voor het aangegeven doel.

4. Melding

Sovon heeft haar gegevensverwerking aangemeld bij de AutoriteitPersoonsgegevens, onder meldingsnummer m1561741.

5. Geen doorgifte aan Derden

5.1. Sovon kan voor in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een Verwerker inschakelen, met wie Sovon een overeenkomst heeft gesloten waarin is vastgelegd dat de Verwerker zorgt voor de benodigde beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen. In deze overeenkomst is opgenomen dat de betreffende persoonsgegevens uitsluitend voor het omschreven doel mogen worden gebruikt en na gebruik worden vernietigd.

5.2. Voor het overige zal Sovon de persoonsgegevens van haar Waarnemers, Bezoekers, en/of Wederpartijen niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval. Verstrekking in het kader van een noodgeval gebeurt voor zover dat naar het redelijke oordeel van Sovon in het belang van haar Waarnemers, Bezoekers en/of Wederpartijen is. De Functionaris Gegevensbescherming van Sovon (zie artikel 12) doet hiervan melding aan de Ledenraad.

5.3. Sovon kan geaggregeerde, niet naar personen herleidbare gegevens, ter inzage geven aan Derden in het kader van onderzoek naar de ontwikkeling van waarnemersnetwerken, voor zover dat naar het redelijke oordeel van Sovon in het belang is van Waarnemers, Bezoekers en /of Wederpartijen, en mits Sovon betrokken is bij dit onderzoek.

5.4. Sovon en Waarnemer kunnen één of meer (andere) Waarnemers rechten geven om vogelgegevens van specifieke telgebieden in te zien en/of veldgegevens in te voeren in een met Waarnemerscode en wachtwoord beveiligde webomgeving waarbij de Waarnemerscode en/of de naam van de Waarnemer zichtbaar zijn voor andere Waarnemers met rechten voor dit telgebied. Indien Waarnemer bezwaren heeft tegen deze rechten vanwege zichtbaarheid van de Waarnemerscode en/of naam van de Waarnemer dan kan deze dat aan Sovon kenbaar maken. Sovon zal de verleende rechten dan zodanig aanpassen dat het bezwaar wordt opgeheven.

5.5. Sovon levert geen Locatiegegevens aan Derden. Locatiegegevens worden uitsluitend verzameld om de Waarnemer te ondersteunen en ten behoeve van de interne kwaliteitszorg bij de monitoring.

5.6. Sovon spant zich in om de mogelijkheden te minimaliseren om informatie over de verspreiding van vogels te koppelen aan woonadressen van Waarnemers en/of Derden. Waarnemers kunnen met het oog daarop met Sovon afspraken maken over extra door Sovon te treffen maatregelen zoals het louter verstrekken van vogelinformatie op een geaggregeerd (niet naar woonadressen herleidbaar) niveau.

6. Cookies (algemeen)

6.1. Sovon maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht of de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Bezoeker, Waarnemer en/of Wederpartij invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Bezoeker, Waarnemer en/of Wederpartij kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

6.2. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website of van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen. Indien een Bezoeker, Waarnemer en/of Wederpartij hierover meer informatie wenst, kan hij of zij contact opnemen via info@sovon.nl of het contactformulier.

7. Google Analytics

7.1. Sovon maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen de Website en/of de App gebruiken.

7.2. Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Bezoekers, Waarnemers en Wederpartijen de Website en/of de App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor Sovon en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. Sovon is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit aansprakelijkheid hieromtrent uit.

8. Sociale netwerken

8.1. Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook en Twitter (“sociale netwerken”). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. Sovon heeft daarop geen invloed. Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen worden aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

8.2. De informatie die de sociale netwerken verzamelen, wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Sovon is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit aansprakelijkheid hieromtrent uit.

9. Links naar en cookies op websites van derden

Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. Sovon is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden met persoonsgegevens van Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen wordt omgegaan.

10. Inzage en correctie

10.1. De Bezoeker, Waarnemer en/of Wederpartij heeft het recht om zijn of haar verzamelde persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. Hiertoe kan men een verzoek doen aan Sovon via info@sovon.nl of via het contactformulier. Een Waarnemer kan zijn of haar gegevens na inloggen te allen tijde bekijken in het persoonlijke account en die gegevens bijwerken.

10.2. Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen kunnen zich afmelden van de digitale nieuwsbrief van Sovon via info@sovon.nl of het contactformulier.

11. Bewaartermijn

Sovon bewaart persoonsgegevens van haar Waarnemers en/of Wederpartijen, en Bezoekgegevens van haar Bezoekers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij Sovon op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.

12. Beveiliging

Sovon heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens van Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

benoeming van een functionaris voor gegevensbescherming. Deze functionaris is binnen de organisatie belast met toezicht op zorgvuldige omgang met persoonsgegevens inclusief de bepalingen in de Europese verordening (EU 2016/679) inzake bescherming persoonsgegevens. Deze functie wordt bekleed door het hoofd van de Afdeling Monitoring. Contactgegevens zijn elders op de website raadpleegbaar,
opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups,
toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk account door een unieke gebruikersnaam en wachtwoord alsmede,
betaling(sopdracht)en aan Sovon via een encryptie-protocol (SSL).
Het periodiek uitvoeren van interne en externe audits om de veiligheid van de data-infrastructuur van Sovon te testen.

Ondanks dat Sovon alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

13. Wijzigingen privacyverklaring

Sovon behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen, in beginsel echter niet vaker dan één keer per jaar. Sovon zal Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen hierover informeren via de gebruikelijke kanalen zoals Sovon-nieuws en website. Voortdurend gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Bezoekers, Waarnemers en/of Wederpartijen akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van Sovon.

14. Toezichthouder

Sovon wijst Waarnemers, Bezoekers en/of Wederpartijen op de mogelijkheid om een klacht over de wijze waarop Sovon omgaat met persoonsgegevens of over het privacybeleid van Sovon in te dienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

15. Contact

In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of andere aspecten van onze dienstverlening, kunt u contact opnemen met Sovon via privacymedewerker@sovon.nl of per post (adresgegevens).

Deze verklaring is voor het laatst geactualiseerd op 16 juli 2021.